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Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Nutzung von Computerprogrammen für die Erstellung von Rechnungen kann den KMU dabei helfen, ihre administrative Belastung erheblich zu senken. Die elektronische Abrechnung ermöglicht es beispielsweise, Zahlungen schneller abzuwickeln und Verwaltungskosten zu sparen. Ein Bericht von Economiesuisse, der am 10. Dezember erschienen ist, erklärt, wie die Umstellung gelingt.

Um von einem alten System auf eine anderes umzusteigen, sollte man nach Meinung der Autoren strikt nach einem standardisierten und vollständig automatisierten Verfahren vorgehen. Ebenso empfehlen sie, Dienstleister in Anspruch zu nehmen, die sich auf E-Invoicing spezialisiert haben.

In der Schweiz unterliegt die elektronische Abrechnung strengen Regeln. Das Obligationenrecht und das Steuerrecht setzen einen klaren Rahmen für eine solche Entwicklung. Beispielsweise benötigt eine Firma, die Rechungen ausstellt, eine digitale Signatur. Dieser virtuelle Schlüssel ermöglicht es, die digitalen Dokumente der Firma zu zertifizieren und ihre Herkunft (Authentizität) zu garantieren.

Im Grunde beruht die elektronische Abrechung auf gegenseitiger Abstimmung. Damit alles funktioniert, müssen die Partnerunternehmen dasselbe Informatikprogramm nutzen. Für ein optimales Ergebnis raten die Autoren zur Verwendung der in der eigenen Branche gebräuchlichsten Software.

Der detaillierte und mit umfangreichen Ratschlägen versehene Bericht wurde von einer internen Arbeitsgruppe von Economiesuisse erstellt. Sie setzt sich unter anderem aus hochkarätigen Informatikern und Juristen zusammen und hat alle unumgänglichen Schritte aufgelistet, die für die Einführung von E-Invoicing nötig sind. Die Experten führen zudem die zu vermeidenden Fallen auf. Besondere Aufmerksamkeit sollte z.B. der Archivierung der Daten zukommen. Der Bericht hebt mehrfach hervor, dass "man gewährleisten muss, dass alle rechtlich relevanten Dokumente, deren Speicherung obligatorisch ist, logisch archiviert werden und man die zu einem Geschäftsvorfall gehörigen Dateien leicht wieder finden kann."

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Zuletzt aktualisiert am: 25.12.2007

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